Referenzen Agenturen & Dienstleister
Einige Kunden berichten über die Zusammenarbeit mit mir.
Philipp Mayer
Geschäftsführer,
codestryke GmbH (20 MA)
Branche: Digitalagentur
Problemstellung:
Im Kunden-Onboarding fehlten häufig wichtige Informationen, was zu wiederkehrenden Rückfragen, unnötigen Korrekturschleifen und Verzögerungen in der Umsetzung führte. Darüber hinaus stand codestryke vor einem hohen manuellen Aufwand beim Fulfillment seiner stark individualisierten Dienstleistung. Die Prozesse waren wenig standardisiert, stark personenabhängig und nicht skalierbar.
Zielsetzung
Das Kunden-Onboarding sollte vollständig automatisiert werden, um alle relevanten Informationen strukturiert und vollständig zu Beginn des Projekts zu erhalten. Zusätzlich sollten die zentralen Schritte im Fulfillment standardisiert und automatisiert werden, um die Effizienz zu steigern – bei gleichbleibender oder höherer Qualität.
Lösung
Zunächst wurde ein automatisierter Onboarding-Prozess eingeführt, der alle relevanten Informationen strukturiert abfragt und fehlerfrei in die nachgelagerten Prozesse überträgt. Die zuvor rein manuelle und individuelle Dienstleistung wurde anschließend durch klar definierte, standardisierte und automatisierte Prozessbausteine ergänzt, die flexibel angepasst werden können.
Durch den hohen Standardisierungs- und Automatisierungsgrad konnten bei der zuvor stark individuellen Arbeitsweise erhebliche Effizienzpotenziale gehoben werden. Dank deutlich weniger Rückfragen und effizienterer Abläufe ließen sich im Fulfillment zwei Vollzeitstellen einsparen - bei gleichbleibend hoher Qualität.
Frieder F. Neidlinger
Geschäftsführer,
Twins Digital GmbH (27 MA)
Branche: Digitalagentur
Problemstellung:
Täglich gingen wertvolle Stunden durch wiederholte Rückfragen, unklare Verantwortlichkeiten und den unübersichtlichen Zugriff auf internes Wissen verloren. Projektfortschritte mussten in Meetings oder per Chat abgefragt werden – was regelmäßig zu Missverständnissen, Doppelarbeit und Verzögerungen führte. Die Inhaber waren stark operativ eingebunden, da zentrale Entscheidungen, Feedback und Freigaben immer wieder an sie zurückgespielt wurden – ein deutlicher Engpass bei über 15 parallelen Kundenprojekten.
Zielsetzung
Das interne Wissen sollte zentral gebündelt werden, um Rückfragen zu minimieren und dem Team mehr Eigenständigkeit im Tagesgeschäft zu ermöglichen. Zusätzlich sollte ein skalierbares Projektmanagement-System eingeführt werden, das Aufgaben automatisiert steuert, Status transparent macht und weiteres Wachstum mit dem bestehenden Team erlaubt – ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.
Lösung
Eine interne Wissensdatenbank mit einem intelligenten Chatbot wurde entwickelt, der auf über 100 hinterlegte Prozesse, Workflows und Vorlagen zugreift. Mitarbeitende erhalten in Echtzeit Antworten auf Rückfragen und strukturierte Hinweise zu Verbesserungspotenzialen. Ergänzend wurde ein automatisiertes Projektmanagement-System implementiert, das Aufgabenverteilung, Deadlines und Statuskommunikation vollständig systemgestützt abbildet.
Hierdurch konnten interne Rückfragen um über 70 % reduziert und Projektlaufzeiten um rund 50 % verkürzt werden. Die Geschäftsführung wurde spürbar entlastet – und mit dem bestehenden Team lassen sich heute doppelt so viele Kundenprojekte in der gleichen Zeit abwickeln wie zuvor.
Dr. Hannes Schubert
Geschäftsführer,
DISCUS Strategy GmbH (10 MA)
Branche: Beratungsagentur
Tobias Schwetz hat einen hohen Qualitätsanspruch und überzeugt mit seinem exzellenten Fachwissen. Er versteht es strukturiert vorzugehen und Herausforderungen mit kreativen und durchdachten Lösungen zu bewältigen.
Referenzen weiterer Branchen
Einige Kunden berichten über die Zusammenarbeit mit mir.
Silvia Ronacher
Geschäftsführerin,
Apellis Austria GmbH (50 MA)
Branche: Pharma
Problemstellung:
Apellis sah sich mit mehreren Herausforderungen in seinen Arbeitsabläufen konfrontiert. Unklare Prozessabläufe sowie das Fehlen standardisierter Verfahren verursachten Unsicherheit und verlängerten die Bearbeitungszeiten. Wiederholte E-Mail-Schleifen und langwierige Recherchen nach den benötigten Unterlagen führten zu weiteren Verzögerungen und beeinträchtigten die Effizienz erheblich. Darüber hinaus war Apellis mit einer Vielzahl an Meetings sowie einem enormen administrativen Zeitaufwand konfrontiert, was den Arbeitsaufwand zusätzlich erhöhte.
Zielsetzung
Es galt, den administrativen Aufwand signifikant zu reduzieren, klare Strukturen, Zuständigkeiten und Transparenz in den Prozessen zu schaffen, um Kosten zu senken und die operative Effizienz nachhaltig zu verbessern.
Lösung
Durch die Implementierung standardisierter und dokumentierter Prozesse sowie klar definierter Verantwortlichkeiten konnte die Effizienz maßgeblich gesteigert werden. Einheitliche Arbeitsabläufe und Vorlagen reduzierten den Aufwand erheblich und ermöglichten es neuen Mitarbeitenden, sich innerhalb weniger Stunden einzuarbeiten und eigenständig fehlerfrei Aufgaben zu übernehmen. Ein standardisiertes Ablagesystem verkürzte die Dokumentensuchzeiten von mehreren Stunden pro Woche auf wenige Sekunden. Insgesamt konnten Einsparungen im sechsstelligen Bereich innerhalb der Zusammenarbeit erzielt werden.
"Ich würde Tobias jederzeit und uneingeschränkt weiterempfehlen."
Daniel Jansen
Prokurist,
Sanitätshaus Jansen e.K.(120 MA)
Branche: Gesundheitswesen
Problemstellung:
In der täglichen Arbeit der Sachbearbeitung führten fehlende Standards, manuelle Doppelarbeiten und eine geringe Automatisierung zu hohen Fehlerquoten und ineffizienten Abläufen. Eine Fehlerquote von rund 80 % sowie wiederkehrende Korrekturschleifen verursachten erheblichen zeitlichen Mehraufwand. Gleichzeitig blieben monatlich etwa 300 Aufträge unbearbeitet – mit negativen Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit und einer dauerhaften Überlastung der Mitarbeitenden.
Zielsetzung
Ziel war es, im Rahmen gezielter Workshops und strukturierter Analysen bestehende Schwachstellen sichtbar zu machen, das ungenutzte Potenzial offenzulegen und eine klare, Umsetzungsstrategie entwickeln, um die bestehenden Herausforderungen schnell und effizient zu beheben.
Lösung
Im Rahmen der interdisziplinären Workshops mit den Fachbereichen konnten zentrale Ursachen identifiziert und eine konkrete Umsetzungsstrategie entwickelt werden. Zu den Maßnahmen zählen die Standardisierung und Automatisierung von Prozessschritten, die Einführung einer Learning-Plattform, um neue Mitarbeitende schnell einzuarbeiten und Wissen nachhaltig im Unternehmen zu verankern, sowie ein automatisiertes Management-Dashboard, das Fortschritt transparent abbildet, relevante Kennzahlen liefert und eine frühzeitige Reaktion auf Prozessabweichungen ermöglicht.
Die identifizierten Optimierungspotenziale ermöglichen eine Reduktion der durchschnittlichen Auftragsbearbeitungszeit um 37,66 %. Dadurch lassen sich jährlich 562 Arbeitstage einsparen (entspricht etwa 2,5 Vollzeitkräften) und zusätzlich die rund 300 bislang unbearbeiteten Aufträge pro Monat abwickeln. Das damit verbundene Umsatzpotenzial liegt bei über 1.735.000 € pro Jahr.
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