Einige Kunden berichten über die Zusammenarbeit mit mir.

Täglich gingen wertvolle Stunden durch wiederholte Rückfragen, unklare Verantwortlichkeiten und den unübersichtlichen Zugriff auf internes Wissen verloren. Projektfortschritte mussten in Meetings oder per Chat abgefragt werden – was regelmäßig zu Missverständnissen, Doppelarbeit und Verzögerungen führte. Die Inhaber waren stark operativ eingebunden, da zentrale Entscheidungen, Feedback und Freigaben immer wieder an sie zurückgespielt wurden – ein deutlicher Engpass bei über 15 parallelen Kundenprojekten.

Das interne Wissen sollte zentral gebündelt werden, um Rückfragen zu minimieren und dem Team mehr Eigenständigkeit im Tagesgeschäft zu ermöglichen. Zusätzlich sollte ein skalierbares Projektmanagement-System eingeführt werden, das Aufgaben automatisiert steuert, Status transparent macht und weiteres Wachstum mit dem bestehenden Team erlaubt – ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.

Eine interne Wissensdatenbank mit einem intelligenten Chatbot wurde entwickelt, der auf über 100 hinterlegte Prozesse, Workflows und Vorlagen zugreift. Mitarbeitende erhalten in Echtzeit Antworten auf Rückfragen und strukturierte Hinweise zu Verbesserungspotenzialen. Ergänzend wurde ein automatisiertes Projektmanagement-System implementiert, das Aufgabenverteilung, Deadlines und Statuskommunikation vollständig systemgestützt abbildet.

Hierdurch konnten interne Rückfragen um über 70 % reduziert und Projektlaufzeiten um rund 50 % verkürzt werden. Die Geschäftsführung wurde spürbar entlastet – und mit dem bestehenden Team lassen sich heute doppelt so viele Kundenprojekte in der gleichen Zeit abwickeln wie zuvor.

Im Kunden-Onboarding fehlten häufig wichtige Informationen, was zu wiederkehrenden Rückfragen, unnötigen Korrekturschleifen und Verzögerungen in der Umsetzung führte. Darüber hinaus stand codestryke vor einem hohen manuellen Aufwand beim Fulfillment seiner stark individualisierten Dienstleistung. Die Prozesse waren wenig standardisiert, stark personenabhängig und nicht skalierbar.

Das Kunden-Onboarding sollte vollständig automatisiert werden, um alle relevanten Informationen strukturiert und vollständig zu Beginn des Projekts zu erhalten. Zusätzlich sollten die zentralen Schritte im Fulfillment standardisiert und automatisiert werden, um die Effizienz zu steigern – bei gleichbleibender oder höherer Qualität.

Zunächst wurde ein automatisierter Onboarding-Prozess eingeführt, der alle relevanten Informationen strukturiert abfragt und fehlerfrei in die nachgelagerten Prozesse überträgt. Die zuvor rein manuelle und individuelle Dienstleistung wurde anschließend durch klar definierte, standardisierte und automatisierte Prozessbausteine ergänzt, die flexibel angepasst werden können.

Durch den hohen Standardisierungs- und Automatisierungsgrad konnten bei der zuvor stark individuellen Arbeitsweise erhebliche Effizienzpotenziale gehoben werden. Dank deutlich weniger Rückfragen und effizienterer Abläufe ließen sich im Fulfillment zwei Vollzeitstellen einsparen - bei gleichbleibend hoher Qualität.

Einige Kunden berichten über die Zusammenarbeit mit mir.

Apellis sah sich mit mehreren Herausforderungen in seinen Arbeitsabläufen konfrontiert. Unklare Prozessabläufe sowie das Fehlen standardisierter Verfahren verursachten Unsicherheit und verlängerten die Bearbeitungszeiten. Wiederholte E-Mail-Schleifen und langwierige Recherchen nach den benötigten Unterlagen führten zu weiteren Verzögerungen und beeinträchtigten die Effizienz erheblich. Darüber hinaus war Apellis mit einer Vielzahl an Meetings sowie einem enormen administrativen Zeitaufwand konfrontiert, was den Arbeitsaufwand zusätzlich erhöhte.

Es galt, den administrativen Aufwand signifikant zu reduzieren, klare Strukturen, Zuständigkeiten und Transparenz in den Prozessen zu schaffen, um Kosten zu senken und die operative Effizienz nachhaltig zu verbessern.

Durch die Implementierung standardisierter und dokumentierter Prozesse sowie klar definierter Verantwortlichkeiten konnte die Effizienz maßgeblich gesteigert werden. Einheitliche Arbeitsabläufe und Vorlagen reduzierten den Aufwand erheblich und ermöglichten es neuen Mitarbeitenden, sich innerhalb weniger Stunden einzuarbeiten und eigenständig fehlerfrei Aufgaben zu übernehmen. Ein standardisiertes Ablagesystem verkürzte die Dokumentensuchzeiten von mehreren Stunden pro Woche auf wenige Sekunden. Insgesamt konnten Einsparungen im sechsstelligen Bereich innerhalb der Zusammenarbeit erzielt werden.